Privacy Policy

Uw privacy is belangrijk voor ons. Dit beleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen.

Ingangsdatum: 7 juli 2026

Welkom bij ons privacybeleid. In dit document wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens beheren en beschermen wanneer u gebruikmaakt van onze diensten.

1. Inleiding

Welkom bij Fraxius, een dienst van Speetjens Media (KVK: 70104522). Wij bieden hét platform dat politieke partijen helpt om grip te houden op de politieke cyclus. Omdat ons platform wordt gebruikt voor het voorbereiden van moties, amendementen, schriftelijke vragen en het beheren van mogelijk gevoelige beleidsstukken, nemen wij privacy en informatiebeveiliging uiterst serieus. In deze Privacy Policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe we deze beschermen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om Fraxius te kunnen leveren en beveiligen, verwerken wij de volgende gegevens van onze gebruikers (de leden van de politieke partijen):

• Identificatie- en contactgegevens: Voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Zakelijke/Organisatorische gegevens: Adresgegevens, KVK-nummer en de naam van de politieke partij.
• Bijzondere persoonsgegevens: Doordat een account gekoppeld is aan een specifieke politieke partij, verwerken wij indirect (pseudo-anoniem) informatie over politieke opvattingen.
• Platformactiviteit en content: Het stemgedrag op moties en documenten, achtergelaten commentaar, geüploade bestanden, en de inhoud van moties, schriftelijke vragen en beleidsstukken.
• Technische loggegevens: Audit logs (waaronder authenticatie en databasemutaties) worden per fractie geregistreerd en strikt geïsoleerd binnen de Fraxius-omgeving bewaard.

3. Gegevensisolatie en Geheimhoudingsplicht (Gemeentewet Art. 87/88)

Alle opgeslagen informatie is strikt per politieke partij geïsoleerd.

Voor informatie waarop vanuit gemeentelijke of provinciale organen een formele geheimhoudingsplicht is opgelegd (zoals bedoeld in Art. 87/88 van de Gemeentewet en uitzonderingsgronden van de Woo), hanteert Fraxius een Zero-Knowledge Architecture / End-to-End Encryption (E2EE). Dit betekent dat wij geen structurele toegang hebben tot de inhoud van de versleutelde documenten. Ons team kan deze data niet inzien, tenzij hier expliciete, geautoriseerde procedures voor zijn afgesproken en afgedwongen via het systeemdesign.

4. Hoe beschermen wij jouw data? (Beveiliging & TOMs)

Wij hanteren de hoogste standaarden qua databeveiliging en voldoen aan de OWASP Top 10 richtlijnen.

• Infrastructuur: Wij maken uitsluitend gebruik van de cloud-infrastructuur van Hetzner, waarbij alle data uitsluitend op servers binnen de Europese Unie (Duitsland en Finland) wordt opgeslagen.
• Certificeringen: Onze hostingpartner Hetzner is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001, 27002 en BSI C5 Type 2. De technische en organisatorische maatregelen (TOMs) van de datacenters zijn onafhankelijk getoetst door TÜV Rheinland i-sec GmbH.
• Applicatiesoftware: Wij maken gebruik van Appwrite (Self-hosted), wat op cloud-niveau beschikt over diverse veiligheidscertificeringen.

5. Gebruiken wij cookies en andere trackingtechnologieën?

Wij kunnen cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (zoals web beacons en pixels) gebruiken om informatie te openen of op te slaan. Specifieke informatie over hoe wij dergelijke technologieën gebruiken en hoe je bepaalde cookies kunt weigeren, is vastgelegd in onze Cookieverklaring.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens slechts zolang dit nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is (zoals voor belasting-, boekhoud- of andere wettelijke verplichtingen). Geen enkel doel in deze verklaring vereist dat wij jouw persoonsgegevens langer bewaren dan de periode waarin je een actief account bij ons hebt.

Wanneer wij geen doorlopende legitieme zakelijke noodzaak meer hebben om jouw persoonsgegevens te verwerken, zullen wij deze informatie verwijderen of anonimiseren. Als dit niet direct mogelijk is (bijvoorbeeld omdat persoonsgegevens zijn opgeslagen in afgeschermde back-uparchieven), dan zullen wij jouw gegevens veilig opslaan en isoleren van verdere verwerking totdat permanente verwijdering mogelijk is.

7. Delen van gegevens met derden en wettelijke verplichtingen

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met externe dienstverleners (subverwerkers) voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, gedekt door strenge Verwerkersovereenkomsten (DPA's).

Naleving van Europese e-Evidence bevelen Wij kunnen wettelijk verplicht worden om persoonsgegevens of content te verstrekken aan gerechtelijke autoriteiten uit andere EU-lidstaten conform Verordening (EU) 2023/1543. Onder deze verordening zijn wij verplicht direct te reageren op buitenlandse bevelen tot bewaring of verstrekking van gegevens (soms binnen 8 tot 10 uur), zonder voorafgaande tussenkomst van een Nederlandse rechter. Bij een dergelijk bevel kan een wettelijke geheimhoudingsplicht ('gag order') ons verbieden de gebruiker hierover in te lichten, om lopende strafonderzoeken niet te verstoren. Door het platform te gebruiken, erken je dat jouw data onderhevig kan zijn aan dergelijke grensoverschrijdende verzoeken.

8. Jouw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast kun je toestemming voor verwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens door Speetjens Media.

9. Contacteer Ons

Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via:

• Email: [email protected]
• Adres: Trumanlaan 13, 4463 WR, Goes, The Netherlands